Mon Onofre

New Business Coordinator

¿Cómo organizar un evento?

Los Eventos Corporativos apoyan en gran medida a una empresa o marca a posicionarse, brinda una claridad y mejora su reputación porque aporta valor dentro de su ecosistema. Se encuentran en un auge, que cada día las empresas usan esta estrategia para darse a conocer y relacionarse de una manera más sencilla al público objetivo.

 

Antes de continuar, quiero dejarte en claro que es un Evento Corporativo, su definición es:

 

“Es un acto donde se reúne a un cierto número de personas con intereses afines a una organización. Éste es un excelente instrumento para motivar a los empleados de una empresa y para captar y fidelizar a potenciales clientes mediante la organización de eventos promocionales, informativos o reuniones motivadoras” (Facchin, 2018)

Ahora que ya tienes un contexto más amplio de lo que son los Eventos Corporativos y para que funcionan, quiero dejarte una lista de acciones que debes tomar en cuenta al momento de organizar un evento corporativo y que sea exitoso.

 

Un Evento Corporativo lleva implícita una planificación y una lista de tareas que deben ser completadas para que el evento sea exitoso.

 

Al comenzar la organización debes tener claro la misión y el objetivo del Evento Corporativo, para esto debes preguntarte como empresa lo siguiente:

 

¿Qué queremos comunicar?

¿Qué queremos conseguir?

¿A quienes nos dirigimos?

¿Con que recursos contamos?

 

Una vez que se tengan claro estos puntos, la planificación del evento será mucho más fácil y divertido.

 

Para la planificación del evento debes decidir:

 

  1. Fecha: procura que no se empate con otro evento importante y puedas estar 100% disponible en la realización del evento de tu empresa.

  2. Escoge lugar y hora: de fácil acceso y facilitar información a los invitados,  planos, parking, algún número de contacto.

  3. Define la duración de tu evento: Cuida el tiempo y la puntualidad.

  4. Elabora una lista de invitados y envía las invitaciones.

  5. Haz la agenda del evento y repártela a tus invitados.

  6. Realiza un cronograma de tu evento, de que se encargará cada colaborador de tu empresa (repártelo internamente)

  7. Branding del evento, escenografía: Ambienta el espacio de acuerdo a los colores corporativos y que transmitan el mensaje que se ha definido.

  8. Medios materiales; iluminación, tarimas, micrófonos, proyectores, pantallas, etc…

  9. Lista de proveedores: nombre comercial, material que se suministra, entrega.

  10. Presupuesto, cuídalo y tenlo bien definido.

 

En la semana posterior del evento, reúnete con tu equipo y comenten todo lo que sucedió en el evento, esta evaluación, te apoya a tener conocimiento para los siguientes eventos.

 

Personalmente, estoy plenamente convencida de que los eventos corporativos pueden ser una pieza clave para potenciar el posicionamiento de marca y estrategia de branding.

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